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B2C Privacy Policy

B2B Privacy Policy
  1. INTRODUCTION

Brussels Expo apprécie votre intérêt pour ses produits, services et son site internet. Nous tenons à ce que vous sachiez comment nous collectons, traitons et conservons vos données à caractère personnel, ce que nous tâchons de faire dans le respect de vos droits. Nous souhaitons également que vous soyez informés de ces droits. Pour cela, nous vous invitons à lire attentivement la présente politique de confidentialité B2C (ci-après, la « Politique »).

La présente politique est établie par l’ASBL Parc des Expositions de Bruxelles, (ci-après « Brussels Expo », « nous » ou « le Responsable du traitement »), ayant son siège social à B-1020 Bruxelles, Place de Belgique 1 et enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0406.655.573, afin de se conformer aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »).

Nous avons pour mission de favoriser et de développer un pôle de rencontres et d’échanges en vue de la promotion des activités économiques, commerciales et industrielles, scientifiques, culturelles ou de loisir, notamment à travers le territoire et les divers bâtiments qui nous ont été concédés par la Ville de Bruxelles. Nous avons par ailleurs un pouvoir de décision dans le choix des évènements organisés.

De cette position découle un constat quant à notre qualité au regard du RGPD lors du traitement de vos données, qui varie selon les circonstances. Lorsqu’une personne concernée commande un titre d’accès à un évènement, elle est liée tant à Brussels Expo qu’à l’organisateur de l’évènement. Pour les données que nous collectons aux fins du ticketing, Brussels Expo et l’organisateur de l’évènement agissent chacun en qualité de responsable du traitement distinct. Toutefois, lorsque Brussels Expo collecte des données qui vont au-delà de ce qui est nécessaire à la gestion de son ticketing et à la demande spécifique de l’organisateur, Brussels Expo agit alors en qualité de sous-traitant pour le compte de cet organisateur.

La présente politique de confidentialité ne couvre pas les traitements réalisés par Brussels Expo en qualité de sous-traitant pour le compte d’un organisateur, lesquels sont régis par la politique de confidentialité de l’organisateur concerné. Pour votre parfaite information, vous êtes invité à prendre connaissance de notre politique de confidentialité, d’une part, et de celle de l’organisateur de l’évènement auquel vous souhaitez assister, d’autre part.

 

  1. NOTIONS ESSENTIELLES

Au sens de la présente Politique, il faut entendre par :

  • « personne concernée», toute personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement, au moyen d’une information.

Par exemple : les visiteurs de Brussels Expo, les personnes qui complètent les formulaires de contact sur l’un de nos sites internet, les personnes qui achètent un billet pour un évènement organisé sur notre site ou un ticket de parking, toute autre personne dont les données à caractère personnel nous sont communiquées, etc.

  • « données à caractère personnel » ou « données», toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

 

Par exemple : le nom, le prénom, la photo, le numéro de registre national, l’adresse e-mail, le numéro de client, le numéro d’employé, etc.

  • « traitement des données à caractère personnel », toute opération ou tout ensemble  d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des  données ou des ensembles de données à caractère personnel.

Par exemple : la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la  conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation,  l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme  de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation,  l’effacement ou la destruction.

  • « responsable de traitement », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres,  détermine les finalités et les moyens du traitement.  En l’espèce, il s’agit de Brussels Expo.

 

  • « sous-traitant », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du  responsable du traitement.
  • « tiers », toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du  traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère
  • « destinataire », la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel,  qu’il s’agisse ou non d’un tiers. Toutefois, les autorités publiques qui sont  susceptibles de recevoir communication de données à caractère personnel dans le  cadre d’une mission d’enquête particulière conformément au droit de l’Union ou au  droit d’un État membre ne sont pas considérées comme des destinataires; le  traitement de ces données par les autorités publiques en question est conforme aux règles applicables en matière de protection des données en fonction des finalités du

 

  1. QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL TRAITONS-NOUS ? ET PAR QUEL(S) MOYEN(S) Y AVONS-NOUS ACCÈS ?

 

  • MÉTHODES DE COLLECTE
  1. Collecte directe

La présente Politique couvre les traitements de données personnelles réalisés par Brussels Expo dans le cadre de l’ensemble de ses activités, à savoir les foires et salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements notamment via l’un des moyens suivants :

 

  1. Collecte indirecte

Il est également possible que certaines de vos données à caractère personnel nous  soient communiquées indirectement, par exemple lorsque vous achetez ou que vous recevez une carte cadeau ou lorsque vous bénéficiez d’un ticket VIP.

Dans ce genre d’hypothèses, il est donc possible que les informations dont nous disposons sur vous  nous aient été transmises par des tiers, et non pas par vous directement.

 

  • CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES

 

L’achat de tickets est réservé aux personnes morales et aux personnes physiques ayant la capacité juridique de conclure un contrat ou, le cas échéant, qui ont reçu l’autorisation nécessaire de leurs parents ou tuteurs (ou de toute personne exerçant l’autorité parentale).

Les données que nous collectons et traitons sont celles que vous nous transmettez volontairement à nous ou à l’un de nos sous-traitants ou partenaires. Pour certaines opérations sur les commandes, vous pourrez être amené à transmettre des données vous concernant à des tiers partenaires au travers de leurs propres services, plus spécifiquement lors des paiements que vous pourrez effectuer. Nous ne disposerons pas desdites données, leur collecte et leur traitement étant régis par les conditions propres à ces intervenants. Nous vous invitons à consulter leurs conditions avant de communiquer vos données.

  1. Dans le cadre d’un titre d’accès à un évènement et ou d’un ticket de parking

Lorsque vous commandez un titre d’accès pour la première fois à un évènement, nous vous offrons le choix d’une commande avec ou sans création d’un compte. Dans les deux hypothèses, nous collectons :

  • Nom, prénom : données d’identification obligatoires ;
  • Sexe : uniquement si nécessaire en raison d’une fouille au corps à l’entrée d’un évènement ;
  • Langue : donnée nécessaire à faciliter la communication avec vous ;
  • Adresse e-mail : donnée obligatoire permettant de communiquer avec vous par e-mail et l’envoi de tickets électroniques ;
  • Numéro de téléphone : donnée obligatoire qui nous permet de communiquer avec vous en cas de problème relatif à l’évènement ; cette donnée ne sera en aucun cas utilisée pour une autre raison ;
  • Date de naissance : donnée obligatoire qui nous permet de vérifier l’âge de nos clients et d’éviter la vente à des mineurs lorsqu’un évènement ne s’adresse pas à un public mineur (par exemple un salon de l’érotisme) ; elle est également utile pour avoir une vision globale des tranches d’âge des personnes qui assistent à chaque évènement, en vue d’adapter notre stratégie et notre programmation ;
  • Code postal et pays : à des fins de statistiques ;
  • Toute autre donnée : la motivation justifiant toute éventuelle demande supplémentaire sera formulée au moment de la collecte.

 

  1. Dans le cadre d’une carte cadeau

En cas de commande d’une carte cadeau, sont également collectées, relativement au destinataire :

  • Nom et prénom (données d’identification obligatoires) ;
  • Adresse e-mail (donnée obligatoire permettant de communiquer avec le destinataire et de lui envoyer la carte) ;
  • Éventuellement les données contenues dans le message personnel qui lui est adressé, communiquées par l’acheteur de la carte cadeau.

 

  1. Dans le cadre d’un événement

Dans l’hypothèse où Brussels Expo fait installer des capteurs Wifi et des capteurs visuels afin de tracker, après cryptage, les mouvements de visiteurs lors d’un événement, vous serez prévenu de ce traitement à l’entrée de l’événement par un panneau informatif. Ce traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, celui des organisateurs et des exposants, ainsi que celui de nos visiteurs ; le but est d’améliorer la qualité de l’évènement en gérant au mieux les foules (réduction des temps d’attente, adaptation des installations, meilleure visibilité des exposants, meilleure communication selon les affluences, etc.). Ce traitement est réalisé, entre autres, avec le matériel de sociétés tierces.

Le cas échéant, les données collectées sont, d’une part, les adresses MAC de votre appareil mobile, quasi immédiatement cryptées et, d’autre part, des images issues de capteurs visuels qui ne permettent pas d’identifier un visiteur (images floues et grises). Ces données sont cryptées, agrégées et utilisées en vue de la production d’un rapport statistique. Vous avez bien entendu la possibilité de vous opposer à ce traitement en inscrivant votre adresse MAC sur le site https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/, ou en coupant simplement votre Wifi.

Veuillez noter que certains appareils mobiles utilisent une technologie qui implique la modification régulière de l’adresse MAC. Notre système d’opt-out devrait permettre un opt-out de votre appareil malgré ce changement d’adresse MAC. Vous pouvez en tout état de cause éviter ce tracking en coupant simplement votre Wifi.

  1. Dans le cadre de votre utilisation avec notre assistant virtuel TILI

 

Dans l’hypothèse où vous interagissez avec notre assistant virtuel “TILI” mis à votre disposition exclusivement sur le site web ticketlive.be, il est possible que vous communiquiez toute donnée à caractère personnel vous concernant.

  • CATÉGORIES PARTICULIÈRES DE DONNÉES

Par principe, Brussels Expo ne traite pas de catégories particulières de données à caractère  personnel révélant votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions  religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, vos données génétiques, vos  données biométriques, vos données de santé ou les données concernant votre vie sexuelle ou  votre orientation sexuelle, sans votre consentement.

  • DONNÉES À CARACTÈRE NON PERSONNEL

Il est possible que nous soyons également amenés à récolter des données à caractère non  personnel.

Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas  d’identifier directement ou indirectement une personne en particulier. Elles pourront dès lors  être utilisées à quelques fins que ce soit.

Il s’agit par exemple de données anonymisées telles que les résultats d’un sondage.

En revanche, dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à  des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées  serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à  ce que leur rapprochement avec une personne particulière soit rendu impossible.

  • CONSÉQUENCES EN CAS DE NON-FOURNITURE DE CES DONNÉES

La fourniture de certaines des données mentionnées ci-dessus sont nécessaires pour accéder à certains services proposés par Brussels Expo, notamment l’achat d’un ticket dans le cadre d’un évènement.

Dans le cas où la personne concernée ne fournit pas les données à caractère personnel demandées, la personne concernée sera dans l’impossibilité d’accéder aux services proposés par Brussels Expo.

  • ABSENCE DE PROFILAGE ET DE DÉCISION INDIVIDUELLE AUTOMATISÉE

Brussels Expo ne réalise en aucun cas de personnalisation automatisée ni de prise de décision individuelle.

  1. POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? ET SUR QUELLE(S) BASE(S) LÉGALE(S) TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

 

Nous traitons vos données à caractère personnel pour des finalités déterminées et fondées sur les bases légales pertinentes, selon le tableau suivant :

BASE LÉGALE FINALITÉS
Art. 6, 1., a) RGPD : La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel. Vos données à caractère personnel sont notamment traitées pour  les finalités suivantes :

–       En vue de nos campagnes de marketing direct (envoi de notre agenda ainsi que de nos offres et promotions) auprès de personnes n’ayant pas encore acheté de ticket ;

–       L’envoi de vos données personnelles à un exposant d’un événement auquel vous avez volontairement montré le QR Code présent sur votre ticket d’accès.
Art. 6, 1., b) RGPD : Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci. Vos données à caractère personnel sont notamment traitées pour  les finalités suivantes :

–       Assurer la création et la connexion au compte client ;

–       Assurer la gestion de la facturation liée à vos achats ;

–       Assurer la communication de votre ticket ;

–       Vous garantir l’accès à l’évènement et/ou à l’un de nos parkings ;

–       Vous communiquer des informations relatives à l’évènement ;

–       De manière générale, en vue d’assurer la gestion de la relation (pré)contractuelle et de tout ce qu’elle implique.

 
Art. 6, 1., c) RGPD : Le traitement est nécessaire au respect des obligations légales de Brussels Expo. Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

–       Respect de la législation applicable : nous pouvons traiter vos données à caractère personnel à des fins d’évaluation des risques, de respect des règlements, d’enquête (ex : administrative, fiscale, judiciaire, …), de recherche, d’analyse (sécurité des lieux, accès aux sites, sécurité informatique, …) et d’assistance. La prise en compte et la protection de vos données à caractère personnel est en outre une obligation légale, reposant notamment sur le RGPD ;

–       Gestion de la sécurité, en ce que nous pouvons être tenus par des obligations en matière de sécurité nous imposant le respect de procédures internes visant à assurer la sécurité des sites et des événements ;

–       En vue d’organiser les équipes de sécurité chargées des fouilles au corps, afin de garantir que celles-ci soient effectuées par un agent du même sexe que la personne fouillée, conformément à la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière.
Art. 6, 1., f) RGPD : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Brussels Expo. Vos données à caractère personnel sont traitées pour les finalités suivantes :

–       En vue d’assurer le fonctionnement de Brussels  Expo, dans son intérêt légitime à optimiser au mieux son organisation ;

–       En vue de répondre à vos demandes et questions (notamment liées aux objets perdus), dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à vous répondre au mieux lorsque vous nous contactez ;

 

–       En vue de répondre à vos réclamations, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo de pouvoir donner la meilleure suite possible à ladite réclamation et éviter qu’elle ne se reproduise ;

–       En vue de campagnes de marketing direct (envoi de notre agenda ainsi que de nos offres et promotions) auprès de personnes ayant déjà acheté un ticket, dans notre intérêt légitime à promouvoir nos services  ;

–       En vue de réaliser des états statistiques, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à développer sa stratégie globale et améliorer ses services ;

–       En vue de faire parvenir la carte cadeau au destinataire, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à respecter ce qui a été convenu avec l’acheteur de la carte-cadeau.

 

–       En vue de gérer les foules lors d’un événement via les capteurs Wifi/visuels, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à améliorer la qualité de celui-ci ;

–       En vue d’assurer la défense de nos intérêts en justice, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à exercer ou défendre ses droits en justice ;

–       En vue d’assurer la sécurité, notamment la sécurité de nos sites, de nos évènements, la sécurité informatique, etc., dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à vous assurer une expérience optimale ;

–       En vue des enquêtes de satisfactions suite à un événement, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à s’assurer de la bonne exécution de ses services et de s’informer des éventuels points d’amélioration ;

–       En vue d’assurer l’utilisation de notre assistant virtuel “TILI” mis à disposition uniquement sur le site web ticketlive.be, dans l’intérêt légitime de Brussels Expo à vous proposer un chatbot efficace et pertinent ;

–       En vue d’assurer, par l’intermédiaire de nos consultants indépendants, la communication nécessaire entre Brussels Expo, ses clients et ses fournisseurs en vue du bon déroulement de l’organisation et de la gestion des évènements.

S’agissant des traitements se fondant sur cette base légale en  particulier, nous veillons toujours à ce qu’il y ait un équilibre entre  vos droits et intérêts et ceux de Brussels Expo.

Traitements non

encore envisagés

 Brussels Expo peut être amené à effectuer des traitements qui ne  sont pas encore prévus dans la présente Politique.

Dans ce cas, vous serez contacté par nos soins avant toute  réutilisation de vos données à caractère personnel afin de vous  informer des traitements non encore envisagés et vous donner la  possibilité, le cas échéant, de les refuser.

 

  1. QUI A ACCÈS À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

 

Nous nous engageons à ne pas transmettre vos données à caractère personnel à des tiers autrement que pour pouvoir atteindre les objectifs indiqués ci-avant. A cet égard, nous sommes susceptibles de transmettre vos données à nos filiales, nos sous-traitants, la police ou nos partenaires directs dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées.

  • DESTINATAIRES INTERNES

L’accès à vos données à caractère personnel est strictement limité au sein de Brussels Expo, notamment  aux personnes suivantes :

  • Les personnes habilitées du département Marketing&Ticketing, notamment pour la gestion de vos tickets ;
  • Les personnes habilitées du département Entertainement, notamment ce qui concerne la promotion de nos services ;
  • Les personnes habilitées du département Operations, notamment en ce qui concerne l’organisation des événements, la gestion de la sécurité et la gestion de l’infrastructure informatique de Brussels Expo ;
  • Les personnes habilitées du département Legal, notamment en ce qui concerne la protection des droits de Brussels Expo en justice et le respect de la législation applicable.
    • DESTINATAIRES EXTERNES

Dans le cadre de nos activités, il peut nous arriver de partager vos données notamment avec les  destinataires suivants :

  • L’organisateur de l’événement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès. Cet organisateur est également responsable du traitement de vos données. Nous ne communiquons vos données qu’aux organisateurs des évènements pour lesquels vous avez commandé un titre d’accès et mettons à votre disposition, au moment de la collecte, la politique de confidentialité de l’organisateur lorsqu’elle est disponible.

Par ailleurs, lorsque Brussels Expo collecte des données à caractère personnel à la demande de l’organisateur d’un évènement, au-delà de ce qui est nécessaire à son ticketing, Brussels Expo agit en qualité de sous-traitant pour le compte de cet organisateur. Dans ce cas et comme indiqué précédemment, Brussels Expo ne traite ces données que sur instruction de l’organisateur. Nous vous invitons encore une fois à consulter la politique de confidentialité de l’organisateur concerné pour toute information relative à ces traitements.

  • L’exposant de l’événement auquel vous avez présenté le QR Code présent sur votre ticket d’accès, afin de faciliter la mise en relation avec l’exposant. Cet exposant est également responsable du traitement de vos données ;
  • Nos sous-traitants et prestataires externes auxquels nous faisons appel pour l’organisation de notre activité. Ces sociétés ne traitent vos données que sur la base de nos instructions expresses et leur accès est limité aux données dont elles ont strictement besoin pour la réalisation de leurs tâches.
  • Notre DPO externe, concernant la gestion de vos demandes d’exercice de droits et en cas de violation de données personnelles.

Il est également possible que Brussels Expo soit tenu de divulguer certaines de vos données à  caractère personnel à des tiers autorisés à en connaître, notamment lorsque des dispositions  législatives, une décision de justice ou un ordre d’une autorité publique rendent cette  communication nécessaire. Il peut s’agir notamment d’une communication aux tiers suivants :  autorités judiciaires ou gouvernementales, institution bancaire, services de police, huissiers de justice, etc.

  • STOCKAGE ET TRANSFERT DES DONNÉES

Vos données à caractère personnel sont hébergées par Brussels Expo, qui peut elle-même faire appel à un sous-traitant qualifié possédant des serveurs situés sur le territoire de l’Espace Economique Européen (EEE).

Ces solutions d’hébergement proposent une sécurisation permettant de garantir la confidentialité, la disponibilité et l’intégrité des données. Le sous-traitant choisi s’engage également, dans les mêmes conditions, à effectuer ou faire effectuer une sauvegarde de vos données dans des conditions permettant d’en garantir la sécurité et l’intégrité, et de les préserver de sinistres éventuels survenus sur les serveurs.

Aucune de vos données à caractère personnel n’est transférée à des pays tiers, situés en dehors  de l’Union européenne ou à des organisations internationales. Si cela devait devenir le cas,  nous nous engageons à prendre les mesures de sécurité appropriées afin de garantir un niveau  de protection suffisant de vos données à caractère personnel.

  1. PENDANT COMBIEN DE TEMPS GARDONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Vos données à caractère personnel sont conservées pour toute la durée nécessaire pour atteindre les finalités poursuivies et, en tous les cas, jusqu’à l’expiration des délais légaux de conservation obligatoire, notamment en matière fiscale et comptable et jusqu’au terme du délai de prescription de la responsabilité contractuelle.

Vos données seront ainsi effacées lorsque :

  • Elles ne seront plus nécessaires à la finalité poursuivie ; ou
  • Vous avez valablement exercé votre droit à l’effacement ; ou
  • Vous avez retiré votre consentement, lorsque le traitement a comme base de licéité ledit consentement.

 

Nous détaillons dans le tableau ci-après certains fondements particuliers et les durées de conservation des données au regard de ces fondements.

ARCHIVAGE EN BASE ACTIVE ARCHIVAGE EN BASE INTERMÉDIAIRE JUSTIFICATION
Données liées à la gestion contractuelle et précontractuelle
Pendant toute la durée de la relation contractuelle ou précontractuelle 10 ans à partir de la fin de la relation contractuelle Conformément au délai de prescription légale (art. 2262bis de l’ancien Code civil).
Données liées au respect des obligations légales
Selon les durées de conservation prévues par les différentes dispositions légales Selon les durées d’archivage prévues par les différentes dispositions légales Conformément aux différentes dispositions légales auxquelles nous sommes tenus.
Données liées à la promotion de nos services
Pendant toute la durée de la relation (contractuelle ou précontractuelle) avec la personne concernée, pour autant qu’elle n’ait pas retiré son consentement ou qu’elle ne se soit opposé au traitement de ses données pour cette finalité 3 ans à partir du dernier contact, sauf si la personne concernée a préalablement retiré son consentement ou s’est opposée au traitement de ses données pour cette finalité Conformément aux recommandations de la CNIL (autorité de contrôle française)

 

  1. QUELLES SONT LES MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE AUTOUR DE VOS DONNÉES PERSONNELLES ? 

Nous avons mis en place les mesures organisationnelles,  techniques et physiques nécessaires et proportionnelles aux risques de violation de vos droits et libertés en vue de protéger au mieux vos données à caractère personnel contre les accès, pertes, destructions ou altérations non autorisés.

Nos mesures de sécurisation sont régulièrement évaluées et adaptées en vue de garantir en permanence un haut niveau de protection.

Nous avons mis en place des procédures internes de contrôle d’accès afin de limiter l’accès à vos données aux seules personnes dont l’intervention en vue de la réalisation de la finalité du traitement est nécessaire.

  1. QUELS SONT VOS DROITS ?

Nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel.

A cet effet, vous disposez, dans les conditions définies par les réglementations applicables, et notamment le RGPD, des droits suivants :

  • Le droit de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données personnelles pour les finalités fondées sur ledit consentement (droit de retrait de son consentement) ;
  • Le droit d’obtenir de Brussels Expo la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ainsi qu’à plusieurs informations sur les traitements (finalités du traitement, catégories de données à caractère personnel concernées, destinataires ou catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, la durée de conservation des données à caractère personnel envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée, etc.) (droit d’informationet droit d’accès) ;
  • Le droit d’obtenir de Brussels Expo, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes. Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande de rectification (droit de rectification) ;
  • Le droit d’obtenir de Brussels Expo l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel vous concernant lorsque cela est prévu par la législation applicable. Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande d’oubli (droit à l’effacement) ;
  • Le droit d’obtenir de Brussels Expo la limitation du traitement de vos données à la simple conservation lorsque cela est prévu par la législation applicable. Dans l’hypothèse où nous avons rendu vos données accessibles à d’autres entités, nous avons l’obligation de prendre toutes les mesures nécessaires pour informer ces entités de votre demande de limitation au traitement (droit à la limitation du traitement) ;
  • Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, le droit de demander à recevoir ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez aussi demander que ces données soient communiquées à un autre responsable du traitement (droit à la portabilité) ;
  • Le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée) ;
  • Le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant à des fins de prospection, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection (droit d’opposition).

Veuillez noter que même dans ce cas, dans le cadre d’une balance de vos intérêts et de nos intérêts, nos intérêts ou libertés et droits fondamentaux peuvent prévaloir et justifier que nous traitions vos données sur base de notre intérêt légitime malgré votre opposition.

  1. COMMENT EXERCER VOS DROITS ?

Vous pouvez exercer gratuitement les droits décrits ci-dessus en prenant contact avec notre DPO, le cabinet d’avocats Lex4u, représenté par Me Frédéric Dechamps, disponible à l’adresse suivante : [email protected].

Votre demande doit indiquer le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer. Nous sommes susceptibles de vous demander la fourniture d’une preuve de votre identité pour des raisons de sécurité, afin d’empêcher la divulgation non autorisée ou l’utilisation abusive de vos données à caractère personnel.

Nous disposerons alors d’un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande pour vous répondre. Ce délai peut être prolongé de 2 mois, compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes. Le cas échéant, ce délai ne pourra être prolongé que dans la mesure où vous en avez été informé, et que les motivations justifiant ce report vous ont été communiquées.

Dans l’hypothèse où nous décidons de ne pas donner suite à votre demande, nous vous informerons sur les motifs de notre refus ou de notre inaction.

 

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pouvons :

(i) exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ; ou

(ii) refuser de donner suite à ces demandes.

Il nous incombe de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de votre demande.

  1. QUESTIONS, RÉCLAMATIONS OU PLAINTES

Si vous souhaitez réagir à l’une des pratiques décrites dans la présente Politique, il vous est  conseillé de prendre contact en premier lieux avec notre DPO : le  cabinet d’avocats Lex4u, représenté par Me Frédéric Dechamps, disponible à l’adresse e-mail  suivante : [email protected].

Vous pouvez également vous adresser à l’Autorité de Protection des Données (ci-après, l’ « APD ») si vous n’êtes pas satisfait du traitement de vos données à caractère personnel par Brussels Expo, selon les coordonnées suivantes :

Autorité de Protection des Données

Rue de la Presse, 35

1000 Bruxelles

Tél. + 32 2 274 48 00

Fax. + 32 2 274 48 35

[email protected]

 

Tous les renseignements à ce sujet figurent sur le site de l’APD :

  1. MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente politique de confidentialité peut faire l’objet de modifications à tout moment afin d’être conforme aux lois applicables. La version de la politique de confidentialité  applicable est celle en vigueur sur notre site internet : https://www.brussels-expo.com. Nous vous conseillons donc de la consulter régulièrement.

Date de la dernière mise à jour : 15/06/2026

  1. INLEIDING

Brussels Expo waardeert uw interesse in haar producten, diensten en website. We willen u graag laten weten hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan, waarbij we ernaar streven uw rechten te respecteren. We willen u ook graag informeren over deze rechten. Daarom nodigen we u uit om dit B2C-privacybeleid (hierna het « B2C-privacybeleid » genoemd zorgvuldig te lezen “Beleid”).

Dit beleid is opgesteld door de non-profitorganisatie Parc des Expositions de Bruxelles (hierna “Expo Brussel”, “Wij” of”de Verwerkingsverantwoordelijke”), met statutaire zetel te B-1020 Brussel, Place de Belgique 1 en ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen onder nummer 0406.655.573, om te voldoen aan de bepalingen van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van dergelijke gegevens (hierna “AVG”).

Onze missie is het creëren en ontwikkelen van een ontmoetings- en uitwisselingscentrum om economische, commerciële, industriële, wetenschappelijke, culturele en recreatieve activiteiten te bevorderen, met name door gebruik te maken van het terrein en de diverse gebouwen die ons door de stad Brussel ter beschikking zijn gesteld. We hebben tevens beslissingsbevoegdheid over de selectie van de te organiseren evenementen.

Vanuit dit standpunt volgt een observatie met betrekking tot onze naleving van de AVG bij de verwerking van uw gegevens, die afhankelijk is van de omstandigheden. Wanneer een betrokkene een toegangsticket voor een evenement bestelt, is deze gekoppeld aan zowel Brussels Expo als de evenementorganisator. Voor de gegevens die wij verzamelen ten behoeve van de ticketverkoop, treden Brussels Expo en de evenementorganisator elk afzonderlijk op als verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer Brussels Expo echter gegevens verzamelt die verder gaan dan wat nodig is voor het beheer van het ticketsysteem en op specifiek verzoek van de organisator, treedt Brussels Expo op als gegevensverwerker namens die organisator.

Dit privacybeleid is niet van toepassing op gegevensverwerking door Brussels Expo als gegevensverwerker namens een evenementorganisator. Deze verwerking valt onder het privacybeleid van de betreffende organisator. Voor uw volledige informatie raden wij u aan ons privacybeleid en dat van de organisator van het evenement dat u wilt bezoeken te raadplegen.

 

  1. ESSENTIËLE CONCEPTEN

Voor de toepassing van dit beleid gelden de volgende definities:

  • “de betrokkene” : Elke natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd door middel van informatie. »

Bijvoorbeeld: bezoekers van Brussels Expo, mensen die contactformulieren invullen op een van onze websites, mensen die een ticket kopen voor een evenement dat via onze site wordt georganiseerd of een parkeerkaart, elke andere persoon wiens persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven, enz.

  • “persoonsgegevens” of “gegevens”, alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

 

Bijvoorbeeld Naam, achternaam, foto, burgerservicenummer, e-mailadres, klantnummer, personeelsnummer, enz.

  • “verwerking van persoonsgegevens” : Elke bewerking of reeks bewerkingen die wordt uitgevoerd op persoonsgegevens of sets persoonsgegevens, al dan niet met behulp van geautomatiseerde middelen. »

Bijvoorbeeld : verzamelen, vastleggen, organiseren, structureren, opslaan, aanpassen of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, openbaar maken door middel van overdracht, verspreiding of anderszins beschikbaar stellen, afstemmen of verbinden, beperken, wissen of vernietigen.

  • “gegevensbeheerder”, de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat, alleen of samen met anderen, het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. In dit geval is dat Brussels Expo. »

 

  • “verwerker”, de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan dat persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.
  • “derde”, iedere natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of orgaan anders dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke, de verwerker en personen die, onder het directe gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker, gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken.
  • “ontvanger”, de natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, agentschap of ander orgaan waaraan persoonsgegevens worden verstrekt, ongeacht of het een derde partij is of niet. Overheidsinstanties die persoonsgegevens kunnen ontvangen in het kader van een specifiek onderzoek overeenkomstig het recht van de Unie of van een lidstaat, worden echter niet als ontvangers beschouwd; de verwerking van dergelijke gegevens door deze overheidsinstanties dient te voldoen aan de toepasselijke regels inzake gegevensbescherming overeenkomstig de doeleinden van de verwerking. »

 

  1. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ? EN HOE VERKRIJGEN WIJ DEZE?

 

  • VERZAMELMETHODEN
  1. Directe incasso

Dit beleid heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Brussels Expo in het kader van al haar activiteiten, waaronder beurzen en tentoonstellingen, congressen, conferenties, concerten, festivals en andere evenementen, met name via een van de volgende methoden:

 

  1. Indirecte inzameling

Het is ook mogelijk dat sommige van uw persoonsgegevens indirect aan ons worden doorgegeven, bijvoorbeeld wanneer u een cadeaubon koopt of ontvangt of wanneer u profiteert van een VIP-ticket.

In dit soort situaties is het dus mogelijk dat de informatie die we over u hebben, door derden aan ons is verstrekt en niet rechtstreeks door u.

 

  • CATEGORIEËN VAN VERWERKTE GEGEVENS

 

Kaartverkoop is voorbehouden aan rechtspersonen en natuurlijke personen die bevoegd zijn om een ​​contract aan te gaan of, indien van toepassing, die de benodigde toestemming hebben ontvangen van hun ouders of voogden (of een andere persoon die ouderlijk gezag uitoefent).

De gegevens die wij verzamelen en verwerken, zijn de gegevens die u vrijwillig aan ons of aan een van onzeverwerkers of partners verstrekt. Voor bepaalde ordergerelateerde transacties kan het nodig zijn dat u uw gegevens via hun eigen diensten aan derden verstrekt, met name tijdens het betalingsproces. Wij hebben geen toegang tot deze gegevens, aangezien de verzameling en verwerking ervan vallen onder de algemene voorwaarden van deze derden. Wij raden u aan hun algemene voorwaarden te raadplegen voordat u uw gegevens verstrekt.

  1. Als onderdeel van een toegangspas voor het evenement en/of een parkeerticket.

Wanneer u voor het eerst een toegangspas voor een evenement bestelt, bieden wij u de keuze om te bestellen met of zonder een account aan te maken. In beide gevallen verzamelen wij de volgende gegevens:

  • Naam, achternaam: verplichte identificatiegegevens;
  • Seks: alleen indien noodzakelijk vanwege een fouillering bij de ingang van een evenement;
  • Taal: informatie die nodig is om de communicatie met u te vergemakkelijken;
  • E-mailadres: verplichte gegevens waarmee we per e-mail met u kunnen communiceren en elektronische tickets kunnen versturen;
  • Telefoonnummer: verplichte informatie waarmee we in geval van problemen met betrekking tot het evenement contact met u kunnen opnemen; deze informatie zal in geen geval voor andere doeleinden worden gebruikt;
  • Geboortedatum: verplichte gegevens waarmee we de leeftijd van onze klanten kunnen controleren en kunnen voorkomen dat we aan minderjarigen verkopen wanneer een evenement niet op een minderjarig publiek is gericht (bijvoorbeeld een erotische beurs); het is ook nuttig om een ​​algemeen beeld te hebben van de leeftijdsgroepen die elk evenement bezoeken, om onze strategie en programmering daarop af te stemmen;
  • Postcode en land: voor statistische doeleinden;
  • Overige gegevens: de onderbouwing van een eventueel aanvullend verzoek zal worden geformuleerd op het moment van verzameling.

 

  1. Als onderdeel van een cadeaubon

Bij het bestellen van een cadeaubon worden ook de volgende gegevens over de ontvanger verzameld:

  • Naam en achternaam (verplichte identificatiegegevens);
  • E-mailadres (verplichte gegevens om met de ontvanger te kunnen communiceren en de kaart te versturen);
  • Mogelijk gaat het om de gegevens in het persoonlijke bericht dat de koper van de cadeaukaart aan hem/haar heeft gestuurd.

 

  1. Als onderdeel van een evenement

Indien Brussels Expo wifi en beeldsensoren installeert om de bewegingen van bezoekers tijdens een evenement te volgen (na encryptie), wordt u bij de ingang van het evenement via een informatiepaneel op de hoogte gesteld van deze gegevensverwerking. Deze verwerking is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen van Brussels Expo, de organisatoren, exposanten en onze bezoekers; het doel is de kwaliteit van het evenement te verbeteren door het crowdmanagement te optimaliseren (kortere wachttijden, aanpassing van faciliteiten, betere zichtbaarheid van exposanten, betere communicatie op basis van bezoekersaantallen, enz.). Deze verwerking wordt onder andere uitgevoerd met behulp van apparatuur van derden.

Indien van toepassing, bestaan ​​de verzamelde gegevens uit, ten eerste, de MAC-adressen van uw mobiele apparaat, die vrijwel direct worden versleuteld, en ten tweede, beelden van visuele sensoren die geen identificatie van de bezoeker mogelijk maken (wazige, grijze beelden). Deze gegevens worden versleuteld, geaggregeerd en gebruikt om een ​​statistisch rapport te genereren. U kunt uiteraard bezwaar maken tegen deze verwerking door uw MAC-adres te registreren op de website https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/, of simpelweg door uw wifi uit te schakelen.

Houd er rekening mee dat sommige mobiele apparaten technologie gebruiken waarbij het MAC-adres regelmatig verandert. Ons opt-out-systeem zou u in staat moeten stellen om tracking te voorkomen, ondanks deze MAC-adreswijziging. U kunt deze tracking sowieso voorkomen door simpelweg uw wifi uit te schakelen.

  1. Als onderdeel van uw gebruik van onze virtuele assistent TILI

 

Als u gebruikmaakt van onze virtuele assistent « TILI », die exclusief beschikbaar is op de website ticketlive.be, het is mogelijk dat u persoonlijke gegevens over uzelf verstrekt.

  • SPECIALE GEGEVENSCATEGORIEËN

Brussels Expo verwerkt in principe geen bijzondere categorieën persoonsgegevens. persoonlijke gegevens die uw raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen of overtuigingen onthullen religieuze of filosofische overtuigingen, uw lidmaatschap van een vakbond, uw genetische gegevens, uw biometrische gegevens, uw gezondheidsgegevens of gegevens betreffende uw seksleven of jouw seksuele geaardheid,zonder uw toestemming.

  • NIET-PERSOONLIJKE GEGEVENS

Het is mogelijk dat we ook niet-persoonlijke gegevens verzamelen.

Deze gegevens worden geclassificeerd als niet-persoonsgegevens omdat ze geen directe of indirecte identificatie van een specifieke persoon mogelijk maken. Ze kunnen daarom voor elk denkbaar doel worden gebruikt.

Dit omvat bijvoorbeeld geanonimiseerde gegevens, zoals enquêteresultaten.

Anderzijds, indien niet-persoonlijke gegevens worden gecombineerd met persoonlijke gegevens op een manier die identificatie van de betrokken personen mogelijk maakt, zullen deze gegevens als persoonlijke gegevens worden behandeld totdat het onmogelijk is ze aan een specifieke persoon te koppelen.

  • GEVOLGEN VAN HET NIET VERSTREKKEN VAN DEZE GEGEVENS

Het verstrekken van een aantal van de bovengenoemde gegevens is noodzakelijk om toegang te krijgen tot bepaalde diensten van Brussels Expo, waaronder de aankoop van een ticket voor een evenement.

Als de betrokkene de gevraagde persoonsgegevens niet verstrekt, heeft hij of zij geen toegang tot de diensten van Brussels Expo.

  • GEBREK AAN PROFILERING EN GEAUTOMATISEERDE INDIVIDUELE BESLUITVORMING

Brussels Expo voert onder geen enkele omstandigheid geautomatiseerde personalisatie of individuele besluitvorming uit.

  1. WAAROM VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS? EN OP WELKE JURIDISCHE GRONDSLAG VERWERKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

 

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden en op basis van de relevante wettelijke grondslagen, zoals weergegeven in de volgende tabel:

JURIDISCHE GRONDSLAG DOELEN
Art. 6, 1., a) AVG :

De betreffende persoon heeft stemde toe met betrekking tot de verwerking van zijn persoonsgegevens.

 Uw persoonsgegevens worden met name verwerkt voor de volgende doelen:

–       Voor onze direct marketingcampagnes (het versturen van onze agenda, aanbiedingen en promoties) aan mensen die nog geen ticket hebben gekocht;

–       Het verzenden van uw persoonsgegevens naar een exposant op een evenement aan wie u vrijwillig de QR-code op uw toegangsticket hebt getoond.
Art. 6, 1., b) AVG :

De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is of bij de uitvoering van precontractuele maatregelen gemaakt op haar verzoek.

 Uw persoonsgegevens worden met name verwerkt voor de volgende doelen:

–       Zorg voor het aanmaken van en de koppeling met het klantaccount;

–       Beheer de facturering met betrekking tot uw aankopen;

–       Zorg voor communicatie over uw ticket;

–       Om u toegang tot het evenement en/of tot een van onze parkeerterreinen te garanderen;

–       Om u te voorzien van informatie met betrekking tot het evenement;

–       In het algemeen met het oog op het waarborgen van het beheer van de (pre)contractuele relatie en alles wat daarbij komt kijken.

 
Art. 6, 1., c) AVG : De behandeling is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van Brussels Expo. Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

–       Naleving van de toepasselijke wetgeving: wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor risicobeoordeling, naleving van wet- en regelgeving, onderzoeken (bijv. administratief, fiscaal, gerechtelijk, enz.), onderzoek, analyses (beveiliging van gebouwen, toegang tot locaties, IT-beveiliging, enz.) en ondersteuning. Bovendien is de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens een wettelijke verplichting, met name op basis van de AVG.

–       Beveiligingsbeheer, in die zin dat we mogelijk gebonden zijn aan beveiligingsverplichtingen die vereisen dat we interne procedures naleven die gericht zijn op het waarborgen van de beveiliging van locaties en evenementen;

–       Om de beveiligingsteams die verantwoordelijk zijn voor fouilleringen te organiseren, en ervoor te zorgen dat deze worden uitgevoerd door een agent van hetzelfde geslacht als de gefouilleerde persoon, in overeenstemming met de wet van 2 oktober 2017 betreffende particuliere en speciale beveiliging.
Art. 6, 1., f) AVG : De verwerking is noodzakelijk voor de doeleinden van gerechtvaardigde belangen nagestreefd door Brussels Expo. Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

–       Om de goede werking van Brussel te waarborgen Expo, in haar gerechtvaardigd belang om haar organisatie zo goed mogelijk te optimaliseren;

–       Om uw verzoeken en vragen te kunnen beantwoorden (met name die met betrekking tot verloren voorwerpen),Het is in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om u zo goed mogelijk van dienst te zijn wanneer u contact met ons opneemt;

 

–       Om op uw klachten te kunnen reageren, en in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om de klacht zo goed mogelijk op te volgen en herhaling ervan te voorkomen;

–       Voor direct marketingcampagnes (het versturen van onze agenda, aanbiedingen en promoties) aan mensen die al een ticket hebben gekocht, in ons gerechtvaardigd belang om onze diensten te promoten;

–       Om statistische rapporten op te stellen,in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om haar algemene strategie te ontwikkelen en haar dienstverlening te verbeteren;

–       Om de cadeaubon naar de ontvanger te kunnen versturen, is het in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om de met de koper van de cadeaubon overeengekomen afspraken na te komen.

 

–       Om de menigte tijdens een evenement te beheersen met behulp van wifi/beeldsensoren, en in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om de kwaliteit van het evenement te verbeteren,ui-ci ;

–       Om de verdediging van onze belangen voor de rechter te waarborgen, en in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om haar rechten voor de rechter uit te oefenen of te verdedigen;

–       Om de veiligheid te waarborgen, inclusief de veiligheid van onze locaties, onze evenementen, IT-beveiliging, enz., en in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om u een optimale ervaring te bieden;

–       Voor het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken na een evenement, in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om de correcte uitvoering van haar diensten te waarborgen en eventuele verbeterpunten te identificeren;

–       Om het gebruik van onze virtuele assistent « TILI » te garanderen, die alleen beschikbaar is op de website ticketlive.be, in het gerechtvaardigd belang van Brussels Expo om u een effectieve en relevante chatbot aan te bieden;

–       Om via onze onafhankelijke consultants de noodzakelijke communicatie tussen Brussels Expo, haar klanten en haar leveranciers te waarborgen, zodat de organisatie en het beheer van evenementen soepel verlopen.

Met betrekking tot de verwerking op basis van deze rechtsgrondslag zorgen er met name altijd voor dat er een evenwicht is tussen Uw rechten en belangen, en die van Brussels Expo.
Niet-behandelingen

nog in overweging

 Brussels Expo moet mogelijk verwerkingen uitvoeren die nog niet in dit beleid zijn opgenomen.

In dat geval nemen we contact met u op voordat we uw persoonsgegevens opnieuw verwerken, om u te informeren over de nog niet geplande verwerking en u de mogelijkheid te bieden deze, indien nodig, te weigeren.

 

  1. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

 

Wij verbinden ons ertoe uw persoonsgegevens niet met derden te delen, behalve voor zover dat noodzakelijk is om de hierboven genoemde doeleinden te bereiken. In dit verband kunnen wij uw gegevens delen met onze dochterondernemingen, verwerkers, de politie of onze directe partners wiens betrokkenheid noodzakelijk is om de bovengenoemde doeleinden te bereiken.

  • INTERNE ONTVANGERS

Binnen Brussels Expo is de toegang tot uw persoonsgegevens strikt beperkt, met name tot de volgende personen:

  • Geautoriseerd personeel van de afdeling Marketing & Ticketverkoop, met name voor het beheer van uw tickets;
  • Geautoriseerd personeel van de entertainmentafdeling, met name met betrekking tot de promotie van onze diensten;
  • Geautoriseerde personen van de operationele afdeling, met name met betrekking tot de organisatie van evenementen, het beveiligingsbeheer en het beheer van de IT-infrastructuur van Brussels Expo;
  • Bevoegde personen binnen de juridische afdeling, met name met betrekking tot de bescherming van de rechten van Brussels Expo in de rechtbank en de naleving van de toepasselijke wetgeving.
    • EXTERNE ONTVANGERS

Als onderdeel van onze activiteiten kunnen we uw gegevens soms delen, met name met de volgende ontvangers:

  • De organisator van het evenement waarvoor u een ticket heeft gekocht. Deze organisator is ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Wij delen uw gegevens alleen met de organisatoren van de evenementen waarvoor u een ticket heeft gekocht en verstrekken u, indien beschikbaar, het privacybeleid van de organisator op het moment van gegevensverzameling.

Bovendien, wanneer Brussels Expo op verzoek van een evenementorganisator persoonsgegevens verzamelt die verder gaan dan wat nodig is voor de kaartverkoop, treedt Brussels Expo op als gegevensverwerker namens die organisator. In dit geval, en zoals eerder vermeld, verwerkt Brussels Expo deze gegevens uitsluitend op instructie van de organisator. Wij raden u nogmaals aan het privacybeleid van de betreffende organisator te raadplegen voor meer informatie over deze gegevensverwerking.

  • De exposant van het evenement aan wie u de QR-code op uw toegangsticket heeft getoond, om het contact met de exposant te vergemakkelijken. Deze exposant is tevens verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens;
  • Onze verwerkers en externe dienstverleners die wij inschakelen voor de organisatie van onze bedrijfsactiviteiten. Deze bedrijven verwerken uw gegevens uitsluitend op basis van onze uitdrukkelijke instructies en hun toegang is beperkt tot de gegevens die zij strikt noodzakelijk hebben voor de uitvoering van hun taken.
  • Onze externe functionaris voor gegevensbescherming (DPO) behandelt uw verzoeken tot uitoefening van uw rechten en treedt op in geval van een datalek.

Het is ook mogelijk dat Brussels Expo verplicht is om bepaalde persoonsgegevens van u te verstrekken aan bevoegde derden, met name wanneer wettelijke bepalingen, een gerechtelijk bevel of een bevel van een overheidsinstantie een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk maken. Dit kan openbaarmaking aan de volgende derden omvatten: gerechtelijke of overheidsinstanties, instellingenbankdiensten, politiediensten, deurwaarders, enz.

  • GEGEVENS OPSLAAN EN OVERDRAGEN

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen door Brussels Expo, dat mogelijk gebruikmaakt van een gekwalificeerde verwerker met servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Deze hostingoplossingen bieden beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit van uw gegevens te garanderen. De gekozen verwerker verbindt zich er onder dezelfde voorwaarden ook toe een back-up van uw gegevens te maken of te laten maken op een manier die de veiligheid en integriteit ervan waarborgt en deze beschermt tegen eventuele serverstoringen.

Uw persoonsgegevens worden niet overgedragen aan derde landen buiten de Europese Unie of aan internationale organisaties. Mocht dit in de toekomst wel gebeuren, dan verbinden wij ons ertoe passende veiligheidsmaatregelen te treffen om een ​​voldoende beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens te waarborgen.

  1. HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS?

Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze zijn verzameld en in elk geval tot het verstrijken van de wettelijk verplichte bewaartermijnen, met name in fiscale en boekhoudkundige zaken, en tot het einde van de verjaringstermijn voor contractuele aansprakelijkheid.

Uw gegevens worden verwijderd wanneer:

  • Ze zullen niet langer nodig zijn voor het beoogde doel; of
  • U heeft op geldige wijze gebruikgemaakt van uw recht op verwijdering; of
  • U hebt uw toestemming ingetrokken, terwijl de verwerking juist gebaseerd is op de rechtmatigheid van die toestemming.

 

In de onderstaande tabel geven we een overzicht van enkele specifieke wettelijke grondslagen en de bijbehorende bewaartermijnen voor gegevens.

ACTIEVE DATABASEARCHIVERING INTERMEDIATE DATABASE ARCHIVERING RECHTVAARDIGING
Gegevens met betrekking tot contractueel en precontractueel beheer.
Gedurende de gehele looptijd van de contractuele of precontractuele relatie 10 jaar na het einde van de contractuele relatie In overeenstemming met de wettelijke verjaringstermijn (artikel 2262bis van het voormalige Burgerlijk Wetboek).
Gegevens met betrekking tot de naleving van wettelijke verplichtingen
Volgens de bewaartermijnen die zijn vastgelegd in de verschillende wettelijke bepalingen. Volgens de archiveringstermijnen die zijn vastgelegd in de verschillende wettelijke bepalingen. In overeenstemming met de diverse wettelijke bepalingen waaraan wij gebonden zijn.
Gegevens met betrekking tot de promotie van onze diensten.
Gedurende de gehele duur van de relatie (contractueel of precontractueel) met de betrokkene, mits deze zijn of haar toestemming niet heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van zijn of haar gegevens voor dit doel. Drie jaar na het laatste contact, tenzij de betrokkene zijn of haar toestemming eerder heeft ingetrokken of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van zijn of haar gegevens voor dit doel. In overeenstemming met de aanbevelingen van de CNIL (Franse autoriteit voor gegevensbescherming)

 

  1. WELKE BEVEILIGINGSMAATREGELEN ZIJN ER GETROFFEN OM UW PERSOONLIJKE GEGEVENS TE BESCHERMEN?

Wij hebben de noodzakelijke en in verhouding tot de risico’s op schending van uw rechten en vrijheden de nodige organisatorische, technische en fysieke maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging.

Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om een ​​constant hoog beschermingsniveau te garanderen.

We hebben interne toegangscontroleprocedures ingesteld om de toegang tot uw gegevens te beperken tot alleen die personen wier betrokkenheid noodzakelijk is voor het bereiken van het doel van de verwerking.

  1. WAT ZIJN UW RECHTEN?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens worden gerespecteerd.

Hiertoe beschikt u, onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de toepasselijke regelgeving, en met name de AVG, over de volgende rechten:

  • Het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken voor doeleinden die op die toestemming gebaseerd zijn (recht om toestemming in te trekken);
  • Het recht om van Brussels Expo bevestiging te krijgen of er al dan niet persoonsgegevens over u worden verwerkt en, indien dat het geval is, toegang te krijgen tot de persoonsgegevens en diverse gegevens over de verwerking (doeleinden van de verwerking, categorieën van de verwerkte persoonsgegevens, ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt, de beoogde bewaartermijn van de persoonsgegevens of, indien dit niet mogelijk is, de criteria die worden gebruikt om die termijn te bepalen, enz.)(recht op informatie en recht van toegang);
  • Het recht om zo spoedig mogelijk van Brussels Expo de correctie te verkrijgen van persoonsgegevens die onjuist of onvolledig zijn. Indien wij uw gegevens aan andere entiteiten ter beschikking hebben gesteld, zijn wij verplicht alle nodige stappen te ondernemen om deze entiteiten op de hoogte te stellen van uw verzoek tot correctie.recht op rectificatie);
  • Het recht om van Brussels Expo de zo spoedig mogelijke verwijdering van uw persoonsgegevens te verkrijgen, voor zover dit is toegestaan ​​door de toepasselijke wetgeving. Indien wij uw gegevens aan andere entiteiten ter beschikking hebben gesteld, zijn wij verplicht alle nodige stappen te ondernemen om deze entiteiten op de hoogte te stellen van uw verzoek om te worden vergeten (recht op verwijdering);
  • Het recht om van Brussels Expo te verkrijgen dat de verwerking van uw gegevens wordt beperkt tot louter opslag, indien dit is toegestaan ​​door de toepasselijke wetgeving. Indien wij uw gegevens aan andere entiteiten ter beschikking hebben gesteld, zijn wij verplicht alle nodige stappen te ondernemen om deze entiteiten op de hoogte te stellen van uw verzoek tot beperking van de verwerking (recht op beperking van de verwerking);
  • Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, heeft u het recht om deze gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen. U kunt ook verzoeken dat deze gegevens worden doorgegeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (recht op overdraagbaarheid);
  • Het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, dat rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk beïnvloedt (recht om niet onderworpen te worden aan een geautomatiseerde individuele beslissing);
  • Het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, inclusief profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke marketing (recht om bezwaar te maken).

Houd er rekening mee dat zelfs in dit geval, bij een afweging van uw belangen en onze belangen, onze belangen of fundamentele rechten en vrijheden kunnen prevaleren en onze verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen rechtvaardigen, ondanks uw bezwaar.

  1. HOE KUNT U UW RECHTEN UITOEFENEN?

U kunt de hierboven beschreven rechten kosteloos uitoefenen door contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (FG), het advocatenkantoor Lex4u, vertegenwoordigd door de heer Frédéric Dechamps, bereikbaar op het volgende adres: [email protected].

In uw verzoek dient u aan te geven welke rechten u wenst uit te oefenen. Wij kunnen u om veiligheidsredenen vragen om een ​​identiteitsbewijs te overleggen, om ongeoorloofde openbaarmaking of misbruik van uw persoonsgegevens te voorkomen.

Wij hebben vervolgens één maand de tijd vanaf de datum van ontvangst van uw verzoek om te reageren. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit of het aantal verzoeken. Indien van toepassing, kan deze termijn alleen worden verlengd als u hiervan op de hoogte bent gesteld en de redenen voor de vertraging aan u zijn meegedeeld.

Mochten wij besluiten uw verzoek niet in te willigen, dan zullen wij u de redenen voor onze weigering of inactiviteit meedelen.

 

In geval van kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken, met name vanwege hun repetitieve karakter, kunnen wij het volgende doen:

(i)een redelijke vergoeding eisen die rekening houdt met de administratieve kosten die gemaakt worden bij het verstrekken van de informatie, het communiceren of het uitvoeren van de gevraagde acties; of

(ii)weigeren aan deze verzoeken te voldoen.

Het is onze verantwoordelijkheid om aan te tonen dat uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

  1. VRAGEN, BEWERINGEN OF KLACHTEN

Indien u opmerkingen wenst te maken over een van de in dit beleid beschreven werkwijzen, wordt u geadviseerd eerst contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO): het advocatenkantoor Lex4u, vertegenwoordigd door de heer Frédéric Dechamps, bereikbaar via het volgende e-mailadres: [email protected].

U kunt ook contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de “GBA« ) Indien u niet tevreden bent met de verwerking van uw persoonsgegevens door Brussels Expo, kunt u contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Rue de la Presse, 35

1000 Brussel

Tel. +32 2 274 48 00

Fax: +32 2 274 48 35

[email protected]

 

Alle informatie over dit onderwerp is te vinden op de GBA-website:

  1. BELEIDSUPDATE

Dit privacybeleid kan te allen tijde worden gewijzigd om te voldoen aan de geldende wetgeving. De geldende versie van het privacybeleid is de versie die van kracht is op onze website:https://www.brussels-expo.com. Wij adviseren u daarom om het regelmatig te raadplegen.

Datum van laatste update: 23/07/2026 

  1. INTRODUCTION

Brussels Expo appreciates your interest in its products, services, and website. We want you to know how we collect, process, and store your personal data, which we strive to do in accordance with your rights. We also want you to be informed of these rights. Therefore, we invite you to carefully read this B2C Privacy Policy (hereinafter, the “Policy”).

This policy is established by the non-profit association Parc des Expositions de Bruxelles, (hereinafter “Brussels Expo”, “We” or« the Data Controller »« ), having its registered office at B-1020 Brussels, Place de Belgique 1 and registered with the Crossroads Bank for Enterprises under number 0406.655.573, in order to comply with the provisions of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27/04/2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter “GDPR”).

Our mission is to foster and develop a hub for meetings and exchanges in order to promote economic, commercial, industrial, scientific, cultural, and leisure activities, particularly through the territory and various buildings granted to us by the City of Brussels. We also have decision-making power in the selection of events organized.

From this position stems an observation regarding our compliance with the GDPR when processing your data, which varies depending on the circumstances. When a data subject orders an access ticket to an event, they are linked to both Brussels Expo and the event organizer. For the data we collect for ticketing purposes, Brussels Expo and the event organizer each act as separate data controllers. However, when Brussels Expo collects data that goes beyond what is necessary for managing its ticketing system and at the specific request of the organizer, Brussels Expo then acts as a data processor on behalf of that organizer.

This privacy policy does not cover data processing carried out by Brussels Expo as a data processor on behalf of an event organizer, which is governed by the privacy policy of the organizer in question. For your complete information, you are encouraged to review our privacy policy, on the one hand, and that of the organizer of the event you wish to attend, on the other.

 

  1. ESSENTIAL CONCEPTS

For the purposes of this Policy, the following definitions apply:

  • “Data subject« , any natural person who can be identified, directly or indirectly, by means of information.

For example: visitors to Brussels Expo, people who complete contact forms on one of our websites, people who buy a ticket for an event organized on our site or a parking ticket, any other person whose personal data is communicated to us, etc.

  • “personal data” or “data« , any information relating to an identified or identifiable natural person.

 

For example : name, surname, photo, national registration number, email address, customer number, employee number, etc.

  • “processing of personal data« , any operation or set of operations which is performed on personal data or sets of personal data, whether or not by automated means.

For example : collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or modification, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or interconnection, restriction, erasure or destruction.

  • “data controller”, the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing. In this case, it is Brussels Expo.

 

  • “processor”, the natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller.
  • “Third party”, any natural or legal person, public authority, agency or body other than the data subject, controller, processor and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorised to process personal data.
  • “recipient”, the natural or legal person, public authority, agency or any other body to which personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of such data by those public authorities shall comply with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing.

 

  1. WHAT PERSONAL DATA DO WE PROCESS? AND BY WHAT MEANS DO WE ACCESS IT?

 

  • COLLECTION METHODS
  1. Direct collection

This Policy covers the processing of personal data carried out by Brussels Expo in the context of all its activities, namely trade fairs and exhibitions, congresses, conferences, exhibitions, concerts, festivals and other events, in particular through one of the following means:

 

  1. Indirect collection

It is also possible that some of your personal data may be communicated to us indirectly, for example when you buy or receive a gift card or when you benefit from a VIP ticket.

In these kinds of scenarios, it is therefore possible that the information we have about you was provided to us by third parties, and not directly by you.

 

  • CATEGORIES OF DATA PROCESSED

 

Ticket purchases are reserved for legal entities and natural persons with the legal capacity to enter into a contract or, where applicable, who have received the necessary authorization from their parents or guardians (or any person exercising parental authority).

The data we collect and process is that which you voluntarily provide to us or to one of our processor or partners. For certain order-related transactions, you may be required to provide your data to third-party partners through their own services, specifically during payment processes. We will not have access to this data, as its collection and processing are governed by the terms and conditions of these third parties. We encourage you to review their terms and conditions before providing your data.

  1. As part of an event access pass and/or a parking ticket

When you order an access pass for the first time to an event, we offer you the choice of ordering with or without creating an account. In both cases, we collect:

  • Name, surname: mandatory identification data;
  • Sex: only if necessary due to a body search at the entrance to an event;
  • Language: information needed to facilitate communication with you;
  • Email address: mandatory data allowing us to communicate with you by email and send electronic tickets;
  • Telephone number: mandatory information that allows us to communicate with you in case of any problem related to the event; this information will under no circumstances be used for any other reason;
  • Date of birth: mandatory data which allows us to verify the age of our customers and to avoid selling to minors when an event is not aimed at a minor audience (for example an erotic fair); it is also useful to have an overall view of the age groups of people who attend each event, in order to adapt our strategy and our programming;
  • Postal code and country: for statistical purposes;
  • Any other data: the rationale justifying any additional request will be formulated at the time of collection.

 

  1. As part of a gift card

When ordering a gift card, the following information is also collected regarding the recipient:

  • Name and surname (mandatory identification data);
  • Email address (mandatory data to allow communication with the recipient and to send them the card);
  • Possibly the data contained in the personal message addressed to him/her, communicated by the purchaser of the gift card.

 

  1. As part of an event

If Brussels Expo installs Wi-Fi and visual sensors to track visitor movements during an event (after encryption), you will be informed of this data processing at the event entrance via an information panel. This processing is based on the legitimate interests of Brussels Expo, the organizers, exhibitors, and our visitors; the aim is to improve the quality of the event by optimizing crowd management (reduced waiting times, adaptation of facilities, improved exhibitor visibility, better communication based on visitor numbers, etc.). This processing is carried out, among other things, using equipment from third-party companies.

If applicable, the data collected consists of, firstly, the MAC addresses of your mobile device, which are encrypted almost immediately, and secondly, images from visual sensors that do not allow for visitor identification (blurry, gray images).

This data is encrypted, aggregated, and used to generate a statistical report. You can, of course, object to this processing by registering your MAC address on the website https://smart-places.org/mobile-location-analytics-opt-out/about-mobile-location-analytics-technology/, or simply by turning off your Wi-Fi.

Please note that some mobile devices use technology that involves regularly changing their MAC address. Our opt-out system should allow you to opt out of tracking despite this MAC address change. In any case, you can prevent this tracking by simply turning off your Wi-Fi.

  1. As part of your use with our virtual assistant TILI

 

If you interact with our virtual assistant “TILI”, which is available exclusively on the website ticketlive.be, it is possible that you may communicate any personal data concerning yourself.

  • SPECIAL DATA CATEGORIES

As a matter of principle, Brussels Expo does not process special categories of personal data personal information revealing your racial or ethnic origin, political opinions, or beliefs religious or philosophical beliefs, your trade union membership, your genetic data, your biometric data, your health data, or data concerning your sex life or your sexual orientation ,without your consent.

  • NON-PERSONAL DATA

It is possible that we may also collect non-personal data.

This data is classified as non-personal data because it does not allow for the direct or indirect identification of a specific individual. It can therefore be used for any purpose whatsoever.

This includes, for example, anonymized data such as survey results.

On the other hand, if non-personal data were combined with personal data in such a way that identification of the persons concerned would be possible, this data will be treated as personal data until its linking to a particular person is rendered impossible.

  • CONSEQUENCES OF FAILURE TO PROVIDE THIS DATA

Providing some of the data mentioned above is necessary to access certain services offered by Brussels Expo, including purchasing a ticket for an event.

If the individual concerned does not provide the requested personal data, they will be unable to access the services offered by Brussels Expo.

  • LACK OF PROFILING AND AUTOMATED INDIVIDUAL DECISION-MAKING

Brussels Expo does not, under any circumstances, carry out automated personalization or individual decision-making.

  1. WHY DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA? AND ON WHAT LEGAL BASIS DO WE PROCESS YOUR PERSONAL DATA?

 

We process your personal data for specific purposes and based on the relevant legal grounds, as shown in the following table:

LEGAL BASIS PURPOSES
Art. 6, 1., a) GDPR : The data subject has consented to the processing of his personal data. Your personal data is processed in particular for the following purposes:

–       For the purpose of our direct marketing campaigns (sending our agenda as well as our offers and promotions) to people who have not yet purchased a ticket;

–       Sending your personal data to an exhibitor at an event to whom you voluntarily showed the QR code on your access ticket.
Art. 6, 1., b) GDPR : The processing is necessary for the execution of a contract to which the data subject is a party or to the execution of pre-contractual measures taken at her request. Your personal data is processed in particular for the following purposes:

–       Ensure the creation of and connection to the customer account;

–       Manage the invoicing related to your purchases;

–       Ensure communication regarding your ticket;

–       To guarantee you access to the event and/or to one of our car parks;

–       To provide you with information related to the event;

–       In general, with a view to ensuring the management of the (pre)contractual relationship and everything that it implies.

 
Art. 6, 1., c) GDPR : The treatment is necessary to comply with the legal obligations of Brussels Expo. Your personal data is processed for the following purposes:

–       Compliance with applicable legislation: we may process your personal data for the purposes of risk assessment, regulatory compliance, investigations (e.g., administrative, tax, judicial, etc.), research, analysis (premises security, site access, IT security, etc.) and support. Furthermore, the processing and protection of your personal data is a legal obligation, based in particular on the GDPR;

–       Security management, in that we may be bound by security obligations requiring us to comply with internal procedures aimed at ensuring the security of sites and events;

–       In order to organize the security teams responsible for body searches, to ensure that these are carried out by an agent of the same sex as the person searched, in accordance with the law of October 2, 2017 regulating private and special security.
Art. 6, 1., f) GDPR : The processing is necessary for the purposes of legitimate interests pursued by Brussels Expo. Your personal data is processed for the following purposes:

–       In order to ensure the functioning of Brussels Expo, in its legitimate interest to optimize its organization as best as possible;

–       In order to respond to your requests and questions (particularly those related to lost items),in the legitimate interest of Brussels Expo to respond to you in the best possible way when you contact us;

 

–       In order to respond to your complaints, in the legitimate interest of Brussels Expo to be able to give the best possible follow-up to said complaint and prevent it from recurring;

–       For the purpose of direct marketing campaigns (sending our agenda as well as our offers and promotions) to people who have already purchased a ticket, in our legitimate interest to promote our services;

–       In order to produce statistical reports,in the legitimate interest of Brussels Expo to develop its overall strategy and improve its services ;

–       In order to send the gift card to the recipient, in the legitimate interest of Brussels Expo to respect what has been agreed with the purchaser of the gift card.

 

–       In order to manage crowds at an event using Wifi/visual sensors, and in the legitimate interest of Brussels Expo to improve the quality of the event,ui-ci ;

–       In order to ensure the defense of our interests in court, in the legitimate interest of Brussels Expo to exercise or defend its rights in court;

–       In order to ensure security, including the security of our sites, our events, IT security, etc., in the legitimate interest of Brussels Expo to ensure you have an optimal experience;

–       For the purpose of satisfaction surveys following an event, in the legitimate interest of Brussels Expo to ensure the proper execution of its services and to find out about any potential areas for improvement;

–       In order to ensure the use of our virtual assistant “TILI”, available only on the website ticketlive.be, in the legitimate interest of Brussels Expo to offer you an effective and relevant chatbot;

–       In order to ensure, through our independent consultants, the necessary communication between Brussels Expo, its clients and its suppliers for the smooth running of the organization and management of events.

Regarding processing based on this legal basis in pIn particular, we always ensure that there is a balance betweenyour rights and interests and those of Brussels Expo.
Non-treatments

still under consideration

 Brussels Expo may need to carry out processing that is not yet provided for in this Policy.

In this case, we will contact you before any reuse of your personal data to inform you of the processing not yet envisaged and to give you the possibility, if necessary, to refuse it.

 

  1. WHO HAS ACCESS TO YOUR PERSONAL DATA?

 

We undertake not to share your personal data with third parties except as necessary to achieve the purposes stated above. In this regard, we may share your data with our subsidiaries, procesors, the police, or our direct partners whose involvement is necessary to achieve the aforementioned purposes.

  • INTERNAL RECIPIENTS

Access to your personal data is strictly limited within Brussels Expo, specifically to the following individuals:

  • Authorized personnel from the Marketing & Ticketing department, particularly for managing your tickets;
  • Authorized personnel from the Entertainment department, particularly with regard to the promotion of our services;
  • Authorised persons from the Operations department, particularly with regard to the organisation of events, security management and the management of the IT infrastructure of Brussels Expo;
  • Authorised persons in the Legal department, particularly with regard to the protection of Brussels Expo’s rights in court and compliance with applicable legislation.
    • EXTERNAL RECIPIENTS

As part of our activities, we may sometimes share your data, particularly with the following recipients:

  • The organizer of the event for which you purchased a ticket. This organizer is also responsible for processing your data. We only share your data with the organizers of the events for which you have purchased a ticket and provide you with the organizer’s privacy policy at the time of collection, when available.

Furthermore, when Brussels Expo collects personal data at the request of an event organizer, beyond what is necessary for ticketing purposes, Brussels Expo acts as a data processor on behalf of that organizer. In this case, and as previously stated, Brussels Expo only processes this data on the organizer’s instructions. We encourage you once again to consult the privacy policy of the relevant organizer for any information regarding this data processing.

  • The exhibitor of the event to whom you presented the QR code on your access ticket, in order to facilitate contact with the exhibitor. This exhibitor is also responsible for processing your data;
  • Our processors and external service providers whom we use to organize our business. These companies only process your data on the basis of our express instructions and their access is limited to the data they strictly need to perform their tasks.
  • Our external DPO, regarding the management of your requests to exercise rights and in the event of a personal data breach.

It is also possible that Brussels Expo may be required to disclose some of your personal data to authorized third parties, particularly when legal provisions, a court order, or an order from a public authority make such disclosure necessary. This may include disclosure to the following third parties: judicial or governmental authorities, institutionsbanking services, police services, bailiffs, etc.

  • DATA STORAGE AND TRANSFER

Your personal data is hosted by Brussels Expo, which may itself use a qualified processor with servers located within the European Economic Area (EEA).

These hosting solutions offer security measures to guarantee the confidentiality, availability, and integrity of your data. The chosen processor also commits, under the same conditions, to performing or having performed a backup of your data in a manner that guarantees its security and integrity, and protects it from any potential server failures.

None of your personal data is transferred to third countries located outside the European Union or to international organizations. Should this become the case, we undertake to take appropriate security measures to ensure a sufficient level of protection for your personal data.

  1. HOW LONG DO WE KEEP YOUR DATA?

Your personal data is kept for as long as necessary to achieve the purposes for which it was collected and, in any case, until the expiry of the mandatory legal retention periods, in particular in tax and accounting matters and until the end of the limitation period for contractual liability.

Your data will be deleted when:

  • They will no longer be necessary for the intended purpose; or
  • You have validly exercised your right to erasure; or
  • You withdrew your consent when the processing is based on the lawfulness of said consent.

 

We detail in the table below some specific legal bases and the data retention periods in relation to these bases.

ACTIVE DATABASE ARCHIVING INTERMEDIATE DATABASE ARCHIVING JUSTIFICATION
Data related to contractual and pre-contractual management
Throughout the duration of the contractual or pre-contractual relationship 10 years from the end of the contractual relationship In accordance with the statutory limitation period (art. 2262bis of the former Civil Code).
Data related to compliance with legal obligations
According to the retention periods stipulated by the various legal provisions According to the archiving periods stipulated by the various legal provisions In accordance with the various legal provisions to which we are bound.
Data related to the promotion of our services
Throughout the duration of the relationship (contractual or pre-contractual) with the data subject, provided that they have not withdrawn their consent or objected to the processing of their data for this purpose. 3 years from the last contact, unless the data subject has previously withdrawn their consent or objected to the processing of their data for this purpose. In accordance with the recommendations of the CNIL (French data protection authority)

 

  1. WHAT SECURITY MEASURES ARE IN PLACE TO PROTECT YOUR PERSONAL DATA?

We have put in place the organizational, technical and physical measures necessary and proportionate to the risks of violation of your rights and freedoms in order to best protect your personal data against unauthorized access, loss, destruction or alteration.

Our security measures are regularly assessed and adapted to ensure a consistently high level of protection.

We have put in place internal access control procedures to limit access to your data to only those people whose involvement is necessary to achieve the purpose of the processing.

  1. WHAT ARE YOUR RIGHTS?

We make every effort to ensure that your rights regarding your personal data are respected.

For this purpose, you have the following rights, under the conditions defined by applicable regulations, and in particular the GDPR:

  • The right to withdraw your consent to the processing of your personal data at any time for purposes based on said consent (right to withdraw consent) ;
  • The right to obtain from Brussels Expo confirmation as to whether or not personal data concerning you are being processed, and, where that is the case, access to the personal data and several pieces of information about the processing (purposes of the processing, categories of personal data concerned, recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, where this is not possible, the criteria used to determine that period, etc.) (right to information And right of access) ;
  • The right to obtain from Brussels Expo, as soon as possible, the rectification of personal data concerning you that is inaccurate or incomplete. If we have made your data accessible to other entities, we are obligated to take all necessary steps to inform these entities of your request for rectification (right of rectification) ;
  • The right to obtain from Brussels Expo the erasure, as soon as possible, of personal data concerning you where this is provided for by applicable legislation. If we have made your data accessible to other entities, we are obligated to take all necessary steps to inform these entities of your request to be forgotten (right to erasure) ;
  • The right to obtain from Brussels Expo the restriction of the processing of your data to mere storage where this is provided for by applicable legislation. If we have made your data accessible to other entities, we are obligated to take all necessary steps to inform these entities of your request to restrict processing (right to restriction of processing) ;
  • When the processing of your personal data is based on your consent or on a contract and is carried out using automated means, you have the right to request to receive this data in a structured, commonly used and machine-readable format. You can also request that this data be communicated to another data controller (right to portability) ;
  • The right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you (right not to be subject to an automated individual decision) ;
  • The right to object at any time to the processing of personal data concerning you for marketing purposes, including profiling to the extent that it is related to such marketing (right to object).

Please note that even in this case, in the context of a balancing of your interests and our interests, our interests or fundamental rights and freedoms may prevail and justify our processing of your data on the basis of our legitimate interest despite your objection.

  1. HOW TO EXERCISE YOUR RIGHTS?

You can exercise the rights described above free of charge by contacting our Data Protection Officer (DPO), the law firm Lex4u, represented by Mr. Frédéric Dechamps, available at the following address: [email protected].

Your request must specify the right(s) you wish to exercise. We may ask you to provide proof of your identity for security reasons, to prevent unauthorized disclosure or misuse of your personal data.

We will then have one month from the date of receipt of your request to respond. This period may be extended by two months, depending on the complexity or number of requests. If applicable, this period can only be extended if you have been informed and the reasons justifying the delay have been communicated to you.

In the event that we decide not to grant your request, we will inform you of the reasons for our refusal or inaction.

 

In the event of manifestly unfounded or excessive requests, particularly due to their repetitive nature, we may:

(i)require payment of reasonable fees that take into account the administrative costs incurred in providing the information, making the communications, or taking the requested actions; or

(ii) refuse to comply with these requests.

It is our responsibility to demonstrate that your request is manifestly unfounded or excessive.

  1. QUESTIONS, CLAIMS OR COMPLAINTS

If you wish to comment on any of the practices described in this Policy, you are advised to first contact our DPO: the law firm Lex4u, represented by Mr. Frédéric Dechamps, available at the following email address:[email protected].

You can also contact the Data Protection Authority (hereinafter, the “APD« ) if you are not satisfied with the processing of your personal data by Brussels Expo, using the following contact details:

Data Protection Authority

Rue de la Presse, 35

1000 Brussels

Tel. +32 2 274 48 00

Fax. + 32 2 274 48 35

[email protected]

 

All information on this subject can be found on the APD website:

  1. POLICY UPDATE

This privacy policy may be modified at any time to comply with applicable laws. The applicable version of the privacy policy is the one in effect on our website:https://www.brussels-expo.com We therefore advise you to consult it regularly.

Date of last update: 23/07/2026 

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